合同管理辦法

  

黑龍江龍煤物流有限責任公司

合同管理辦法


 

一章   

第一條 為了規范交易行為,預防和控制風險,減少商務糾紛,維護黑龍江龍煤物流有限責任公司(以下簡稱公司)合法權益,根據《中華人民共和國合同法》及相關法律、法規,結合公司實際,制定本辦法。

第二條 本辦法適用于公司對外簽訂的物資采購合同。其他合同參照本辦法相關規定執行。

第三條 公司實行合同簽訂法人授權委托制度。簽訂合同須由法定代表人或憑法定代表人的委托授權書方可簽訂,委托代理人須在授權范圍和權限內簽訂合同,不得超過代理權限。無法定代表人授權委托,任何人無權簽訂合同。

第四條 訂立合同,必須遵守國家法律法規,符合公司有關規定,任何單位或個人不得利用合同進行違法活動,損害公司利益。

第二章  管理機構與職責

第五條  業務審核部是合同歸口管理部門,設置專職合同管理人員,對合同全過程實施綜合管理,主要職責:

    (一)推廣使用標準合同文本。

    (二)組織公司合同項目的考察調研、招議標或商務洽談。

(三)負責按照招標文件、會議紀要、會議記錄、采購預案等文件對合同進行審查。

(四)管理并正確使用合同專用章。

(五)建立合同管理檔案和合同文本檔案,并對合同資料進行綜合分析。

(六)與外聘法律顧問聯系、溝通,進行有關法律咨詢。

(七)對合同履行情況進行定期檢查。

第六條 專業部門主要職責:

(一)調查驗證合同相對方主體資格、權限、資信情況、履約能力。

(二)參與所承辦合同的考察調研、談判,負責合同文本起草、簽訂等相關事宜,明確合同中有關質量要求和技術標準。

(三)具體負責所簽合同的全面履行,協調履行過程中的相關事宜,及時督促合同相對方履行合同,保存合同履行過程中的有關文書,對履行中出現的問題應當及時向主管領導及業務審核部反映,并協調解決,遇有合同需要變更、解除等重大事項時,按規定送審。

第七條 財務部對合同款項支付方式的合理性及可行性、資金預算及來源的可靠性進行評估。

第八條 紀檢監察部門對合同辦理程序的合法性進行監督檢查。

第三章  合同訂立

第九條 專業部門在合同簽訂前應驗證合同相對方有效的營業執照、資質證書、資信狀況,驗明合同相對方是否具有簽訂合同的主體資格;審查合同相對方的主辦人是否有代理權、是否超越代理權限范圍和有效期及其真實性,審查對方使用的印鑒是否合法與真實有效。

第十條 合同的簽訂必須符合《黑龍江龍煤物流有限責任公司物資采購管理辦法》中采購計劃、采購方式、采購價格等有關規定。

第十一條  合同條款要符合以下要求:

    (一)合同的標的物要清晰明確,符合國家有關政策法規。

(二)合同的各種數量標準要準確。

(三)明晰物資標準。產品制造標準及到貨驗收標準條款要明確一致。

(四)明確價格及結算條款。單價、稅率、總價、付款方式及條件、結算期、質保金等要素必須明確。

(五)嚴格物資發貨配送條款。配送(供貨)計劃要與使用單位提報的需用計劃相吻合,對延遲交貨等行為,要明確供應商應承擔的經濟責任。

(六)雙方意思表達準確全面,合同中無含糊不清、模棱兩可的措辭。

第十二條 任何部門及人員不得擅自更改采購合同條款,因業務原因確需更改合同條款的,由專業部制定相應的合同模塊,業務審核部審核、總經理簽批后,業務審核部按照批件添加合同模板,專業部方可使用。

第十三條 所有物資采購合同簽訂前必須制定采購預案(包括擬選用供應商、擬簽訂的結算價格、分公司采購部門意見等內容),由業務審核部審核,提報總經理辦公會討論通過、總經理簽批后方可實施。

第十四條 專業部打印的采購合同,必須附有經公司批準的采購預案,經專業部部長蓋章后,方可到業務審核部加蓋審核員名章和采購合同章。專業部必須要求供應商清晰加蓋合同專用章和委托代理人簽字(蓋章)。

第十五條  采購合同必須“五章齊全”并在十個工作日內返回業務審核部過賬、存檔,同時傳遞分公司一份。

第十六條 合同歸檔管理

(一)業務審核部合同管理員建立合同檔案,將生效的合同歸檔管理,便于管理查找和使用,年末整理保存。

(二)專業部門業務員建立本部門合同檔案,歸檔保存本部門合同文本。

第十七條 合同專用章管理

    (一)合同專用章由業務審核部合同管理員負責保管和使用。未經批準不得隨身攜帶合同專用章外出簽訂合同,確需攜帶時,須填寫用印審批單,并預留印模,報總經理簽批后方可帶出,外出返回后及時交還,并在用印審批單上填寫交還日期。

    (二)嚴禁在對外簽訂的空白合同文本上蓋章。

第四章  合同履行

第十八條 合同正式生效前,不得實際履行合同。

合同簽訂后,即具有法律效力,專業部門應當全面履行合同約定,同時應當接受業務審核部對履約情況檢查。重要合同的履行情況要及時向公司有關領導匯報。

第十九條 在合同履行期間,專業部門應當妥善保管與合同相關的雙方函電、文書、傳真、往來憑證等相關證明資料。

第二十條 合同履行異議

專業部業務員發現合同相對方不履行或者不全面、不適當履行合同,或者收到合同相對方對我方履行合同提出的異議時,應當及時報告部門負責人和業務審核部,并在法定或者約定期限內,以法定或者約定方式向合同相對方提出有針對性的異議或者予以答復。發出的異議文函或者答復材料需經業務審核部審核、備案。

第二十一條 合同變更或解除

合同簽訂后受法律約束,原則上不得擅自變更或解除。若確需變更或解除時,由專業部說明原因并提出意見,經公司領導同意后,與合同相對方協商,達成一致意見,并依法簽署變更或解除合同的書面協議,妥善處理合同變更或解除的善后問題。變更或解除的相關資料和處理記錄送業務審核部備案。

第二十二條 合同單方面終止(中止)、解除

公司依據法律法規、合同約定、或由于特殊原因需單方面終止(中止)、解除合同的,應書面通知合同相對方,以特快專遞方式寄發或專人送達簽收,其憑證作為合同組成部分交由業務審核部保存。

第二十三條 合同糾紛處理

合同履行過程中發生爭議或糾紛,專業部門應及時查明情況并分析原因,收集相關證據,提出解決辦法并由主管領導審批同意后,及時與對方協商解決;協商不成的,依據合同約定的爭議解決方式妥善處理。

第五章   

第二十四條 在合同訂立、履行過程中,凡具有下列情形之一的,公司視情節輕重對直接責任人進行處理,造成損失的責令其賠償;觸犯刑律的,移交司法部門處理。

    (一)各專業部門在簽訂合同時,對合同相對方的主體資格、合同內容不盡勤勉義務,給公司造成重大經濟損失或不利社會影響的。

(二)直接責任人簽訂合同時,與對方相互串通,損害公司利益的。

(三)在合同履行過程中,專業部門未盡到職責,給公司造成損失的。

(四)業務審核部由于管理不善或其他原因造成合同(含相關資料)原件丟失,給公司造成損失的。

(五)公司員工未盡保密責任,泄露合同內容,給公司造成損失或不利社會影響的。

第六章   

第二十五條  本辦法由業務審核部負責解釋。

第二十六條  本辦法自發布之日起施行。

 

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