供應商管理辦法

  

黑龍江龍煤物流有限責任公司

供應商管理辦法

 

第一章   

第一條 為構建黑龍江龍煤物流有限責任公司(以下簡稱公司)高效、穩固、精干的供應商網絡,優化采購資源、規避采購風險,保證采購質量、控制采購成本,制定本辦法。

第二條 本辦法適用于供應商的準入、管理及考核評價。

第三條 本辦法所指供應商是指向公司提供用于滿足黑龍江龍煤礦業集團股份有限公司(以下簡稱集團公司)生產經營需要的統采物資的法人單位。

第四條 公司供應商管理遵循以下原則:

    (一)堅持從生產廠家直接進貨的原則。除采購渠道不可替代、直接從生產廠家進貨在技術經濟上嚴重不合理等因素外,公司原則上不吸收代理商進入,必須進入的,由總經理辦公會集體研究決定。

(二)堅持以名牌大廠為主渠道的原則。同類產品大廠優先,同為大廠名牌優先。

(三)同質同價前提下,優先選擇集團公司內部生產企業的原則。

(四)堅持匹配性、就地就近原則。優先選擇裝備精良、產品先進、技術領先、管理科學的供應商入網。在暢通信息流、商流、物流的同時,注重文化流融合,培育與集團公司相匹配的供應商隊伍。

(五)供應商準入堅持基層推薦與公司統籌平衡相結合的原則。

(六)保持合理供應商個數的原則。根據采購物資計劃總量、該品種生產廠產能以及市場競爭程度,分類核定供應商個數,并在一定范圍內靈活掌握。同一物資品種供應商數量,原則上不少于三家,確保充分競爭,但同時要防止過度競爭問題發生。

(七)堅持規范、公開的管理原則。嚴密供應商管理流程,嚴格供應商資質審查,嚴肅供應商考核評價,公開評價體系及評價結果。

第五條 業務審核部是供應商管理的第一責任者,各專業部協助業務審核部做好供應商管理工作。

    公司紀檢監察部門負責對供應商選擇、評價活動進行監督檢查,受理違紀行為的舉報或申述,對違紀行為進行調查和處理。

第二章  供應商準入管理

第六條 公司對供應商實行準入制度。

第七條 供應商準入必須具備以下基本條件:

    (一)具有獨立法人資格。

    (二)生產許可證、產品合格證、防爆阻燃物資檢驗合格證等國家規定的標證齊全、期限有效,有國家強制性標準的必須取得相應資質。

(三)具有與生產產品相匹配的設備及資產,與訂貨金額相匹配的注冊資金,有能力為集團公司持續供貨。

(四)企業凈資產、現金流量與生產規模、訂貨量需求相匹配。

(五)主要生產技術在行業內處于中游以上水平。

(六)具有一般納稅人資格。

(七)企業開戶銀行、當地稅務機關及其它機構對其無特別限制,能夠保證供貨、結算各環節順暢。

第八條 供應商準入按照推薦、統籌平衡、資質初審、資質復審、研究確定、實地考察、準入批準程序辦理。

    (一)符合下列條件之一的申請入網供應商,由各分公司推薦,并經分公司總經理批準后,向公司相關專業部提交申請及有關資料。

1.所供產品屬于現供應商網絡中獨家生產的;

2.所供產品具備國內先進水平的;

3.所供產品為安全生產急需的;

4.能夠切實滿足生產需要,各分公司特別推薦的。

(二)相關專業部對申請入網供應商進行資質初審并簽署意見。

(三)相關專業部根據實際情況進行統籌平衡,確定擬新增供應商。

(四)業務審核部根據相關專業部提供的擬新增供應商資料和意見進行復審,形成意見并提交總經理辦公會研究討論。

(五)經總經理辦公會研究后,業務審核部組織相關專業部進行現場實地考察,并形成考察報告。

(六)考察報告提交總經理辦公會研究討論并經總經理簽批后,即可錄入公司計算機物資管理系統供應商網絡。

第三章  供應商信息收集

第九條 供應商信息收集要實行常態化管理,由各專業部及業務審核部負責,主要采取以下四種方式:

    (一)供應商提供信息。

(二)電話或網上查詢。

(三)行業協會咨詢。

(四)實地考察。

對于所供產品特殊或單一物資品種年訂貨量占公司該品種進貨總量25%以上的供應商,應當密切關注。如有重大體制機制變革,重大技術改造,采購產品以外的產品出現重大質量、安全事故問題,使用單位質疑其生產、供貨能力,以及其它方面重要情況的,必須重新進行實地考察。

第十條 供應商信息收集內容主要有以下六個方面:

    (一)資產及財務狀況。主要包括資產總額、凈資產總額、注冊資金、企業性質、3年內的產銷量、市場分布、利潤總額等。

(二)生產能力。主要包括一個正常工作周期的最高生產能力、現有生產能力負荷情況、生產系統的主要管理方式及手段、提高生產能力的主要措施等。

(三)生產裝備。主要包括是否擁有制造產品的主要裝備、裝備技術等級、生產現場管理水平、外協配套情況等。

(四)人力資源。主要包括員工總數、主要管理人員及技術人員基本情況等。

(五)質量控制。主要包括質量檢測設備及手段、質量控制方法及手段、企業達到的質量管理水平等級、關鍵工序員工質量控制辦法、產品相關資質證書及有效時間等。

(六)企業知名度。指在行業內及本地區內的商譽等情況。主要通過企業在行業、地區及國內的排序、各種獲獎、各種國際國內認證以及相關業績加以綜合分析評估。

第十一條 供應商實地考察工作程序:

(一)業務審核部制定供應商實地考察工作計劃,報總經理辦公會批準。

(二)建立相互制衡的供應商實地考察工作機制。實地考察小組必須由公司兩個部門兩個以上人員組成,必要時邀請使用單位相關專家參加,考察完成后要形成考察報告,考察組全體成員簽字確認。

(三)供應商信息匯總與供應商確定。業務審核部審核匯總供應商信息資料,并形成評定初步意見后,報總經理辦公會集體研究確定。

第四章  供應商檔案資料管理

第十二條 供應商檔案資料應包括以下內容:

(一)供應商基本資料表。

(二)供應商法人代表授權書。

(三)供應商營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、質量管理體系認證證書、國家規定的必須納入強制認證的產品認證證書等。

(四)供應商考察報告。

(五)供應商年度綜合評價調查表。

第十三條 供應商檔案資料全部納入公司計算機管理系統供應商網絡管理,由業務審核部負責錄入。

原始檔案資料由業務審核部統一保管,公司計算機管理系統供應商網絡中檔案資料必須與原始資料保持一致。

第十四條 供應商檔案資料每年進行一次復查更新,同時更新公司計算機管理系統供應商網絡內供應商檔案。

第十五條 供應商年度綜合評價調查表由業務審核部組織,使用單位按實際情況填寫,經辦人簽字并加蓋公章后,作為供應商年度評價的重要原始資料之一,由業務審核部統一管理。

第十六條 供應商更名管理

    (一)供應商更名時需提交以下資料:

    1.更名申請函;

    2.工商行政管理部門出具的公司名稱變更登記核準通知書原件及復印件,復印件加蓋企業公章;

3.更名后的企業法人營業執照、稅務登記證、企業組織機構代碼證、開戶許可證的原件及復印件,復印件加蓋企業公章;

4.供應商名稱變更情況說明,包括原企業信息及變更后的企業信息,內容包括名稱、地址、稅號、法人代表、開戶行、賬號、營業執照號、營業范圍等,且加蓋變更前后的企業公章、財務專用章、合同專用章。

(二)更名資料須經相關專業部、財務部、業務審核部審核,并在更名申請函簽字,報總經理簽批后,專業部、財務部、業務審核部方可分別辦理更名手續。相關專業部將更名資料報送業務審核部、財務部各一份留存備查。

第五章  供應商考核評價

第十七條 公司采用日常管理和年度考評相結合的方式,對供應商進行考核評價。

第十八條 日常管理由各專業部會同使用單位進行。

各專業部要對供應商合同履約情況進行跟蹤。

使用單位要對產品質量、性能、供應商售后服務情況等進行記錄并及時反饋公司各專業部。

第十九條 業務審核部組織各專業部于每年一季度對上年有交易的供應商進行年度綜合評價。根據評價結果,將供應商分為優秀、合格、不合格三個級別。在物資采購時,優先選擇優秀供應商。

第二十條 供應商有下列情形之一的,暫停交易:

    (一)供應商不接受公司監督的。

    (二)供應商財務狀況出現問題的。

(三)供應商與公司發生經濟糾紛的。

第二十一條   供應商有下列情形之一的,予以降級:

    (一)無正當理由延期供貨的。

    (二)非不可抗力等原因,單方面變更合同的。

(三)售后服務未達合同要求的。

第二十二條   供應商有下列情形之一的,終止交易:

(一)非不可抗力原因,單方面解除、終止合同的。

(二)產品質量出現較大問題的。

(三)違反合同約定,進行分包、轉包或提供其他廠家產品的。

第二十三條   供應商出現下列情形之一的,取消供應商資格:

    (一)年度考評不合格的。

(二)不履行或不正當履行合同義務造成公司重大經濟損失的。

(三)有價格欺詐行為,或者采取不正當競爭手段的。

(四)產品出現重大質量問題或存在重大安全隱患的。

(五)對公司員工進行商業賄賂的。

第六章   

第二十四條 違反本辦法規定,有下列情形之一的,公司視情節輕重對責任人進行處理,造成損失的責令其賠償;觸犯刑律的,移交司法部門處理。

    (一)未按照規定進行供應商準入的,或未按規定方式考核評價供應商的。

(二)串通或協助供應商偽造資料或提供虛假資料的。

(三)對供應商提供產品存在重大質量、安全問題或隱患,知情不報的。

(四)在供應商管理過程中玩忽職守、營私舞弊、收受賄賂的。

(五)擅自更改、銷毀或泄露供應商信息的。

(六)其他違反本辦法規定的。

第七章   

第二十五條   本辦法由業務審核部負責解釋。

第二十六條   本辦法自發布之日起施行。

 

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